/

Wiedza HR

/

Oprogramowanie do rekrutacji: wszystkie kluczowe informacje

Oprogramowanie do rekrutacji: wszystkie kluczowe informacje

W zarządzaniu rekrutacją pomocne jest oprogramowanie do rekrutacji posiadające szereg pomocnych funkcji, np. opcję głosowania w zespole w kontekście wyboru osób do dalszych rozmów rekrutacyjnych.
4.5/5
4.5/5 Ocena
Oceń artykuł!

Spis Treści

Udostępnij artykuł

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on xing
Share on linkedin
Share on email

Jednak moment, gdy wybiera się system ATS, to chwila w której pojawia się szereg pytań, np. jakie funkcje programu są dla mnie najważniejsze? Podpowiadamy, o czym warto pamiętać, podejmując taką decyzję.

 

Oprogramowanie do rekrutacji: definicja

Pojęcie „zarządzania rekrutacją” lub „zarządzania kandydatami” obejmuje wszystkie etapy procesu rekrutacyjnego – od przesłania aplikacji, aż do zatrudnienia danej osoby. Dlatego system wspomagający rekrutera, musi również działać kompleksowo, aby faktycznie wnosić wartość dodaną. Dzięki szytemu na miarę rozwiązaniu IT istnieje możliwość odwzorowania całego procesu zarządzania kandydatami, tak jak wygląda on w danej organizacji.

Ma to wiele zalet. Bardzo liczy się np. odciążenie rekrutera w powtarzalnych zadaniach administracyjnych, ułatwienie automatycznego generowania raportów i szybkiego porównywania danych kandydatów z wymogami danego stanowiska. Dobry system ATS umożliwia też zespołom rekrutacyjnym współpracę ponad granicami geograficznymi i czasowymi. Takie usprawnienia cieszą nie tylko rekruterów, ale też poprawiają doświadczenia rekrutacyjne kandydatów.

Przegląd najważniejszych funkcji

Po raz kolejny warto podkreślić, że dobre oprogramowanie do rekrutacji, powinno mieć następujące zalety:

  • ułatwiać pracę rekruterom,
  • poprawiać doświadczenia rekrutacyjne kandydata,
  • usprawniać procesy decyzyjne,
  • ułatwiać współpracę w ramach zespołu rekrutacyjnego.

Oczywiście najważniejsze jest to, aby wybrany system ATS w pełni pasował do potrzeb firmy i rekruterów, którzy będą z niego korzystać. W tym przypadku nie warto iść na kompromisy, gdyż zadowolenie z korzystania z programu, lub jego brak, będą się bezpośrednio przekładały na efektywność rekrutacyjną firmy.

Aby wybrać odpowiedni system ATS, warto skupić się jego konkretnych funkcjach i zastanowić, czy odpowiadają one naszym potrzebom? Ważne jest też oczywiście to, czego oczekujemy od systemu i w jakich obszarach ma on nas przede wszystkim wspierać. Poniżej podajemy kilka przykładowych funkcji, które mają największe znaczenie.

1. Skuteczne wsparcie w koordynacji procesów

Czy przydarzyła Ci się kiedyś taka sytuacja? Po publikacji oferty, zaczęły stopniowo spływać aplikacje od kandydatów i  wtedy „tylko” trzeba było podjąć decyzję, kogo zaprosić do dalszych rozmów, a komu podziękować. Nie było jednak deadline na takie ustalenia z działem, w którym otwarta jest dana pozycja, zatem feedback od nich spływał z opóźnieniem, co przełożyło się na oczekiwanie kandydatów na wiadomość zwrotną od rekruterów.

Oczywiście, wcale nie musi tak być. I tutaj pojawia się jako rozwiązanie, dobre oprogramowanie do zarządzania rekrutacją. Powinno ono sprawić, że problemy z koordynacją procesów, odejdą do przeszłości. A szybka i sprawna rekrutacja, to sposób na wyprzedzenie konkurencji w walce o najlepszych kandydatów – tych, którzy nie muszą czekać tygodniami na odpowiedzi od pracodawców, bo ofertę potrafią otrzymać w przeciągu kilku dni.

Wspólna rekrutacja

A w jaki konkretnie sposób system ATS wspiera rekruterów? Dobrym przykładem na to jest możliwość tworzenia w systemie zespołów rekrutacyjnych przypisanych do konkretnych procesów, w skład których mogą wchodzić również hiring managerowie, konsultanci i wszystkie zaangażowane. Każda z nich otrzymuje dostęp do wszystkich danych kandydatów i może w prosty sposób zagłosować w systemie, deklarując, którą z osób chce zaprosić na rozmowę kwalifikacyjną.

W zależności od dokonanego wyboru – czyli kliknięcia kciuka uniesionego w górę lub skierowanego w dół, zapada decyzja o dalszych rozmowach z daną osobą lub o odrzuceniu jej kandydatury. System zlicza poszczególne głosy członków zespołu i automatycznie prezentuje, które z osób zostały najlepiej ocenione. Dzięki szybkiemu podsumowaniu rekruter może niezwłocznie przejść do dalszych działań i odzywać się do kandydatów z zaproszeniem lub podziękowaniem za zainteresowanie procesem.

2. Automatyczne porównanie kandydatów

Dobre oprogramowanie pozwala na porównanie kandydatów, na podstawie różnych kryteriów, które można indywidualnie ustalić dla danej rekrutacji. W praktyce oznacza to, że proces decyzyjny otrzymuje wsparcie w postaci konkretnych zestawień, pokazujących jak poszczególne osoby wpisują się w wymogi konkretnego stanowiska. Takie zestawienia mogą być automatycznie generowanie, a co najważniejszej ma do nich dostęp cały zespół, dlatego długie spotkania mające na celu omówienie poszczególnych kandydatur, stają się zbędne. Zaoferowanie stanowiska konkretnemu kandydatowi, może stać się szybkie i proste dzięki wsparciu programu do zarządzania rekrutacją.

3. Aplikacja mobilna

Dzięki wykorzystaniu aplikacji mobilnej w pracy zespołu rekrutacyjnego, zarządzanie kandydatami może być sprawnie i szybko prowadzone, nawet w organizacjach o rozproszonej strukturze. Liczy się to szczególnie w branżach, gdzie część pracowników nie znajduje się zawsze przy biurku, lecz działa w terenie, dużo podróżuje służbowo, uczestniczy w wielu spotkaniach etc. Jeśli taka osoba dołączy do zespołu rekrutacyjnego jako hiring manager, może być źródłem opóźnień, nawet jeśli firma korzysta z oprogramowania wspierającego rekrutację.

Tymczasem dzięki aplikacji mobilnej, każdy decydent ma nielimitowany dostęp do danych kandydatów i z poziomu smartfona może komunikować się z zespołem, podejmować kluczowe decyzje itp.

4. Komunikacja z kandydatami

System ATS zapewnia również istotne wsparcie w komunikacji z kandydatami, np. poprzez integrację z systemami pocztowymi i uproszoną wysyłkę zaproszeń na rozmowy kwalifikacyjne oraz możliwość tworzenia i używania zróżnicowanych szablonów wiadomości.

Jakie inne działania powinno ułatwiać dobre oprogramowanie do rekrutacji?

  • Koordynację rozmów kwalifikacyjnych – zarówno w zespole, jak i z kandydatem.
  • Tworzenie baz talentów – budowanie bazy interesujących kandydatów z otrzymanych dokumentów aplikacyjnych.
  • Konfigurowanie ról w systemie – każdy użytkownik otrzymuje konkretny poziom dostępu do systemu oraz jest przypisany do określonych procesów rekrutacyjnych.
  • Proste dodawanie wakatów w systemie oraz zatwierdzanie rekrutacji na nie.
  • Określanie przebiegu procesu rekrutacyjnego – workflow dopasowany do potrzeb firmy.
  • Działanie zgodne z RODO na każdym etapie kontaktu z kandydatem.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu ATS?

Kluczowe funkcje to oczywiście najważniejsze kryteria wyboru dla rekruterów, warto jednak wziąć pod uwagę kilka kwestii dodatkowych:

  • Ochrona danych: Każdy poszczególny etap zarządzania rekrutacją powinien być realizowany zgodnie z RODO. Dzięki ochronie zapewnianej przed producenta oraz potwierdzonej poprzez zewnętrzny system oceny ochrony danych, użytkownicy mają zapewnione pełne bezpieczeństwo.
  • Indywidualizacja: Funkcje systemu i workflow procesów rekrutacyjnych, powinny być możliwe do konfiguracji oraz dostosowania do indywidualnych potrzeb organizacji. Narzędzie wspierające rekruterów będzie naprawdę skuteczne tylko wtedy, gdy w 100% odpowie na ich potrzeby oraz wymogi danego środowiska pracy.
  • Serwis: Zwróć uwagę na dodatkowe elementy oferty producenta, które wykraczają poza system do zarządzania aplikacjami kandydatów. Ich obecność oznacza, że dany dostawca rozwiązań patrzy perspektywicznie na współpracę ze swoimi partnerami biznesowymi i chce odpowiadać na ich potrzeby wykraczające poza bazowy katalog. Takim ekstra rozwiązaniem może być np. możliwość konsultacji z ekspertami pracującymi po stronie producenta w temacie doboru mediów do publikacji ogłoszeń o pracę lub zwiększenia zasięgu publikacji.

Jeśli jesteś zainteresowany wprowadzeniem do swojej organizacji oprogramowania pomagającego w zarządzaniu rekrutacją, to daj nam znać, z chęcią zaprezentujemy Ci na żywo kluczowe funkcje naszego systemu – już teraz zapisz się na bezpłatną i niezobowiązującą prezentację!

Wnioski:

Znalezienie dostawcy systemu ATS, działającego jak rozwiązanie szyte na miarę, w którym można zaprojektować różne procesy i zindywidualizować ich przebieg, jest często właśnie tym momentem, w którym firmy finalnie decydują się na skorzystanie z takiego rozwiązania. Ważne, aby był on dodatkowo prosty i intuicyjny – im większa łatwość obsługi, tym większa będzie jego akceptacja ze strony użytkowników. System musi zapewniać pełną ochronę i w tym zakresie warto zwrócić uwagę na wszelkie certyfikaty, którymi chwali się producent.

Zarówno w przypadku bezpieczeństwa danych, jak i funkcji systemu – nie można pozwalać sobie na żadne kompromisy. Pomyłki na obu tych frontach mogą okazać się szalenie kosztowne, zarówno w kontekście finansów, czasu, jak i ewentualnych konsekwencji prawnych.

Umów live demo

Poznaj bezpłatnie i bez zobowiązań system rekrutacyjny softgarden oraz aplikację mobilną dla zespołów rekrutacyjnych – w czasie indywidualnego live demo
Twoje dane zostaną przesłane zaszyfrowanym protokołem SSL.

Zatrudniaj najlepszych kandydatów dzięki szybkim procesom rekrutacyjnym

Wspólna rekrutacja z zespołem dzięki aplikacji mobilnej dla hiring managerów

Oprogramowanie rekrutacyjne

Zdobywaj zainteresowanie kandydatów dzięki autentycznym ocenom pracodawcy

Stwórz w mgnieniu oka własną, zachęcającą stronę kariery

Employer Branding

Docieraj do kandydatów poprzez sieci kontaktów swoich pracowników

Active sourcing w puli kandydatów aktywnie poszukujących pracy

Prowadź rekrutację wspólnie z zewnętrznymi agencjami i headhunterami oraz oceniaj ich wyniki

Sourcing